Szoktam mondogatni ügyfeleimnek, hogy nem elég jónak lenni, annak is kell látszani. Akik megfogadják tanácsaimat, azok nem csak a helyszíni szemlén felelnek meg sikerrel, hanem később, az akkreditáció működtetésénél (képzések adminisztrációja) sem lesz problémájuk.
A képzések adminisztrációjáról lesz szó. Mint már annyiszor, örökzöld ez a téma, kész sláger. :)
1.
Tehát, amikor a képzéseket dokumentálod, akkor érdemes a papírokat ellátni egy aláírással és egy pecséttel, ahol értelmezhető, egy dátummal is (pl. jelentkezési lap, felnőttképzési szerződés, tanúsítvány stb). Miért szükséges ez? Nagyon sok szakértő ezt szereti és meg kell mondjam, nem butaság. Hiszen ha az intézmény képviselője láttamozza (aláírja, pecsételi) a dokumentációt, az már jelenti azt is, hogy valaki ellenőrizte azt, hogy az az adott papír rendben van.Tehát működik a minőségirányítás.
2.
Nagyon praktikus és nagyon-nagyon kevés helyen látom (kivéve, akiket én készítek fel :): a képzéseknek érdemes egyedi, saját kódszámot adni és ezt a kódszámot azzal az adott képzéssel kapcsolatos összes dokumentáción szerepeltetni. Attól eltekintve, hogy ez azért is fontos, mert pl. az OSAP statisztikai jelentés is kéri, Neked is megkönnyíti az életed.
Miért is? Bármikor vissza kell keresned egy képzést, akkor a számából könnyebben fog menni. Nem is beszélve arról, hogy egy "beszédes" kódszám sokkal egyszerűbbé teszi pl. a keresést is. A beszédes kódszám elárulja, a képzés pontosan mikor volt, hányadik képzés volt és azt is, milyen képzés volt.
Anno a saját felnőttképzési cégemben a következő kódszámozást használtuk: pl. 81313.
Ebből a számból a következőt tudtam kiolvasni (illetve, ha ismertem a csoport paramétereit, magam is gyorsan kikalkuláltam a számot:
8, azaz 2008/2009-es tanév (a nyárral együtt)
1, azaz első szemeszter
3, azaz harmadik szintű angol nyelvi képzés (intermediate)
1, a harmadik szinten belül az első modul, azaz az első beiratkozás
3, a harmadik szint, első modulból pedig a 3-as számú csoport
Mivel angolt tanítottunk, ezért külön más nyelvre nem kellett optimalizálni, de ha lett volna német is, akkor pl. az utolsó szám után teszek egy 2-est, ami a németet jelenti, 1-es az angolt stb.
Mindenképpen érdemes kódolni a képzéseket, mert ez is a minőségirányítási rendszer működését mutatja.
3.
A harmadik szakértői "hepp", amit ugyan nem ír elő felnőttképzési, vagy akkreditációs jogszabály, de nem hülyeség: iktatás, az iktatószám. Tehát minden irat, ami kimegy a kezedből, vagy bejön a cégbe, azaz levelezés, szerződések stb., legyen külön iktatószáma, legyen iktatva. Így könnyen visszakereshető szintén, hogy mit hol találsz meg. Ez is a minőségirányítási rendszer működését bizonyítja.
Ezek az apróbb finomságok, amelyek ugyan nem szorosan a felnőttképzési törvény, illetve akkreditációs rendeletek előírásai, ettől függetlenül azt mutatják egy adott intézményről, hogy átgondolta a minőségirányítást, ad arra, hogy működjenek a rendszerek.
Tudod, nem elég jónak lenni, annak is kell látszani. :)
